Тема 4. Создание эффективного обзора задач
Вопросы темы:
1. Основные понятия и определения.
2. Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов.
3. Контрольные списки.
4. Двумерные графики.
5. Технология майнд-менеджмента с использованием интеллект-карт для создания эффективного обзора задач.
Успешно изучив тему, вы будете:
знать:
· особенности инструментов обзора и области их применения;
· суть и значение обзора в организации собственного времени;
· правила создания различных инструментов обзора;
уметь:
· применять на практике инструменты обзора (контрольные списки, двухмерные графики, древовидные карты) для решения типовых и нестандартных ситуаций;
· создавать разные инструменты обзора для решения разных задач и ситуаций.
Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:
· график регулярных дел;
Полученные знания будут вам полезны:
· для планирования и выполнения задач различного уровня сложности;
· при работе со сложными задачами, требующими соблюдения сроков;
· для развития собственного творческого подхода к решению нестандартных задач и проблем.
Вопрос 1. Основные понятия и определения.
Чтобы принимать верные решения, иметь возможность сделать выбор и начинать что-то предпринимать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью. Мы не знаем, что нас ждет впереди, поэтому боимся ошибиться и сделать неверный шаг. Страх порождает состояние напряжения, и риск совершить неверный шаг, допустить ошибку возрастает в разы.
Чем более полной информацией мы обладаем, тем легче действоват, тем ниже страх перед неизвестностью, тем меньше состояние напряжения и тем лучше видны открывающиеся возможности, следственно, возрастает способность принимать верные решения в ситуациях изменений. Снизить неопределенность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью создания эффективного обзора.
| ! Обзор – наглядное представление информации (задач, сроков, справочных данных и т.д.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения. |
!Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, в которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали.
Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной на данный момент задачи, не упуская из виду все остальные дела, задачи, возможности.
Для того чтобы обзор стал эффективным средством принятия решений и достижения результата, необходимо соблюдать основной принцип, присущий сем технологиям тайм-менеджмента:
! Вся информация обязательно должна быть материализована. Материализация крайне важна при создании обзора, так как внимание человека ограничено, и часть информации может быть не замечена, а ведь именно она имеет шанс оказаться решающей при принятии решения, повлиять на исход дела. Все, что хранится в голове – ненадежно (есть возможность забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Если учесть, что около 70 % информации человек получает через визуальный канал восприятия, принцип наглядности становится ведущим при создании обзора.
Вопрос 2. Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов.
С целью создания обзора задач можно использовать совершенно различные инструменты: от простых записей на стикерах или схем на листе бумаги до двухмерных графиков MS Project и креативных интеллект-карт.
В тайм-менеджменте чаще всего используются три группы инструментов, позволяющих легко и просто создать эффективный обзор.
Рассмотрим подробнее каждую из групп инструментов создания обзора, особенности их составления и использования.
Тест с ответами по тайм-менеджменту
1. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить:
а) 3 этапа +
б) 5 этапов
в) 6 этапов
2. В контекстном планировании задачи, для которых время исполнения известно заранее, называются :
а) бюджетируемыми
б) жесткими +
в) приоритетными
3. Все контексты можно разделить на:
а) 3 условные группы
б) 5 условных групп
в) 4 условные группы +
4. Все поглотители времени по степени контролируемости можно условно разделить на:
а) 3 группы +
б) 2 группы
в) 5 групп
5. Для создания эффективного обзора задач важен принцип:
а) иррационализма
б) дезинтеграции
в) материализации +
6. Как древние греки называли поглотители времени:
а) хронографами
б) хронофагами +
в) хронологиями
7. Что означает принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное:
а) расставить контексты в хронологическом порядке
б) распределить ресурсы
в) расставить приоритеты +
8. Лишний шаг в алгоритме жестко-гибкого планирования:
а) провести хронометраж всех задач в плане +
б) составить список гибких задач
в) составить список жестких задач
9. Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи по двум критериям:
а) срочность и регулярность
б) гибкость и жесткость
в) важность и срочность +
10. Неправильно, что … является одним из видов хронофагов :
а) прерывание
б) зависание +
в) отвлечение
11. Неправильно, что … является правилом организации эффективного отдыха:
а) концентрация +
б) максимальное переключение
в) смена контекста
12. Неправильно, что … является способом самонастройки на решение задач:
а) промежуточная радость
б) техника хронометража +
в) техника «якорения»
13. Неправильно, что … являются группой инструментов создания обзора:
а) хронокарты +
б) контрольные списки
в) двумерные графики
14. Как называются неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени:
а) рубрикаторами потерь
б) расхитителями собственности
в) поглотителями времени +
15. Что является одним из шагов техники контекстного планирования:
а) просмотр списка задач при приближении контекста +
б) просмотр списка хронофагов при приближении контекста
в) просмотр своих ключевых областей
16. При использовании многокритериальной оценки каждый вариант оценивается:
а) по двум критериям, которым присвоен наибольший вес
б) по всем критериям +
в) по критерию, имеющему самый большой вес
17. Как называется подход, при котором человек действует вопреки внешним обстоятельствам, активно влияет на свою жизнь:
а) приоритезированным
б) мотивационным
в) проактивным +
18. Как называется подход, при котором человек полностью зависит от внешних обстоятельств, не влияя активно на свою жизнь:
а) аддитивным
б) реактивным +
в) хронометрированным
19. Показателем для хронометража может быть:
а) только одна цель стратегического уровня
б) главная цель жизни
в) любая цель +
20. По матрице Эйзенхауэра важные, но несрочные задачи относятся к категории:
а) D
б) B +
в) A
21. По матрице Эйзенхауэра неважные и несрочные задачи относятся к категории:
а) D +
б) В
в) A
22. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является:
а) контекстуальность
б) релевантность +
в) хронометрированность
23. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является:
а) делимость
б) определенность
в) измеримость +
24. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является:
а) реактивность
б) достижимость +
в) амбициозность
25. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является:
а) приоритизированность формулы
б) бюджетируемость исполнения
в) конкретность формулировки +
26. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является привязка:
а) к действию
б) ко времени +
в) к пространству
27. При определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра все задачи делятся на:
а) 4 категории +
б) 3 категории
в) 2 категории
28. Как называется стратегия достижения SMART-цели (действие в задачной ситуации):
а) «пирогом времени»
б) «веером возможностей»
в) «воронкой шагов» +
29. Как называется стратегия достижения надцели (действие в проблемной ситуации):
а) «веером возможностей» +
б) «нарезкой слона»
в) «поеданием лягушки»
30. Техника хронометража помогает:
а) выявить свои типовые стратегические цели
б) выявить свои типовые поглотители времени +
в) определить критерии для формулирования цели
Help Me Test
Решение тестов онлайн и бесплатные ответы на тесты
Тайм-менеджмент. Тест 3
11. Техника хронометража помогает …
• выявить свои типовые поглотители времени
12. По матрице Эйзенхауэра важные, но несрочные задачи относятся к категории …
• B
13. Для создания эффективного обзора задач важен принцип …
• материализации
14. …– значит, принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное
• Расставить приоритеты
15. При использовании многокритериальной оценки каждый вариант оценивается …
• по всем критериям
тест 1 | тест 2 | тест 3 | тест 4 | тест 5